Manajemen Informasi adalah seluruh aktifitas memperoleh informasi,
menggunakannya seefektif mungkin, dan membuangnya pada saat yang tepat.
Pentingnya Manajemen Informasi dalam Perusahaan
Dua alasan utama pentingnya Manajemen Informasi :
1. Meningkatnya kekompleksan tugas manajemen
- pengaruh ekonomi internasional
- meningkatnya kekompleksan teknologi
- penyusutan kerangka waktu
- tekanan pesaing
- tekanan sosial
2. Keberadaan alat untuk memecahkan masalah
Peranan Manajer dalam Pengelolaan Manajemen Informasi
Manajer adalah seseorang yang bertanggungjawab untuk mengarahkan penggunaan segala jenis sumber.
Ketrampilan yang harus dimiliki oleh manajer, yaitu :
1. Komunikasi
Manajer menerima dan mengirimkan informasi dalam bentuk lisan dan tertulis.
2. Pemecahan masalah
Pemecahan masalah sebagai semua kegiatan yang mengarah pada solusi suatu
permasalah. Masalah dianggap sebagai sesuatu yang buruk , karena
sedikit yang menganggap masalah sebagai sesuatu untuk meraih kesempatan.
Masalah secara negatif sebagai suatu kondisi atau kejadian yang
berbahaya atau mungkin membahayakan suatu perusahaan , atau secara
positif sebagai sesuatu yang menguntungkan atau mungkin menguntungkan .
Hasil dari aktifitas pemecahan masalah adalah solusi. Selama pemecahan
masalah, manajer terlibat dalam pengambilan keputusan (Decision Making),
yaitu tindakan memilih dari beberapa alternatif tindakan. Keputusan
(Decision) adalah suatu tindakan tertentu yang telah dipilih.
3. Pemahaman komputer
Memahami komputer yaitu memiliki pengetahuan mengenai komputer yang
mencakup pengertian mengenai istilah-istilah komputer, pemahaman
mengenai keunggulan dan kelemahan komputer, serta kemampuan menggunakan
komputer dsb.
4. Pemahaman informasi
Memahami informasi yaitu pengetahuan yang meliputi bagaimana menggunakan
informasi pada tiap tahap dari prosedur pemecahan masalah, di mana
informasi diolah, dan bagaimana membagikan informasi dengan orang lain.
Manajer dan Sistem Perusahaan
System merupakan sekumpulan unsure atau elemen yang saling berkaitan
dan saling mempengaruhi dalam melakukan kegiatan bersama untuk mencaai
tujuan.
Sebuah sistem tidak memiliki kombinasi elemen yang sama, tetapi
memiliki susunan dasar yang sama, yaitu Input, Output, Transformasi,
Mekanisme pengendalian, dan Tujuan.
Sistem perusahaan merupakan sistem lingkaran tertutup karena memiliki
3 elemen kontrol dan juga merupakan sistem terbuka karena dihubungkan
dengan lingkungannya melalui arus sumber daya.
Pandangan sistem ini :
1. Mencegah manajer tersesat dalam kompleksitas struktur organisasi dan rincian pekerjaan.
2. Menyadari perlunya memiliki tujuan-tujuan yang baik
3. Menekankan pentingnya kerja sama semua bagian dalam organisasi
4. Mengakui keterkaitan organisasi dengan lingkungannya.
5. Memberikan penilaian yang tinggi pada informasi umpan balik yang hanya dapat dicapai dengan cara sistem lingkaran tertutup.
Data dan Informasi
Data terdiri dari fakta-fakta dan angka-angka yang secara relatif tidak berarti bagi pemakai.
Informasi merupakan data yang telah diproses menjadi bentuk yang
memiliki arti bagi penerima dan dapat berupa fakta dan suatu nilai yang
bermanfaat.
Transformasi dari data menjadi informasi dilakukan oleh information
processor (pemroses informasi). Pemroses informasi adalah salah satu
elemen kunci dalam sistem konsep.
Banyak istilah yang digunakan untuk menandai unit
komputerisasi-pemrosesan data, MIS, sistem komputer, sistem informasi
dan sebagainya. Kita akan menggunakan istilah Pelayanan Informasi
(Information service), dengan memberi penekanan pada informasi (dari
pada data) dan dimaksudkan untuk memberikan pelayanan ke seluruh
organisasi tersebut.
Komputer Sebagai Elemen dalam Sistem Informasi
Sistem informasi adalah kombinasi antara prosedur kerja, informasi, orang dan teknologi
informasi yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan dalam sebuah organisasi.
Sistem informasi sebagai sebuah sistem memiliki elemen-elemen :
1. Perangkat keras (hardware)
2. Perangkat lunak (software)
3. Prosedur
4. Orang
5. Basisdata
6. Jaringan komputer dan komunikasi
http://arniladwilestari.wordpress.com/2010/12/21/pengenalan-pada-manajemen-informasi/
Evolusi Sistem Informasi berbasis Komputer
1. Sistem Informasi Akutansi / Fokus Data
Karakteristik dari sebuah sistem informasi akutansi adalah:
1. Melaksanakan tugas yang diperlukan
2. Berpegang pada prosedur yang relatif standar
3. Menangani data yang rinci
4. Terutama pada historis
5. Menyediakan informasi pemecahan masalah yang minimal
2. Sistem Informasi Manajemen / Fokus Informasi
Sistem Informasi Manajemen :
Suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang serupa.
Karakteristik dari SIM :
1. Merupakan salah satu dari 5 sub sistem dalam CBIS
2. Mempunyai tujuan untuk mempertemukan seluruh informasi yang diperlukan oleh manajer pada semua tingkat organisasi
3. Merupakan seluruh fungsi sistem informasi didalam suatu sub sistem input, database dan sub sistem output
4. Memberikan gambaran terhadap attitude eksekutif dengan penyediaan komputer untuk membantu pemecahan masalah organisasi
Sistem Informasi Manajement menurut :
Robet G Murdick & Joel E Ross
Proses
komunikasi dimana input dan output yang direkam, disimpan dan diproses
untuk pengambilan keputusan, mengenai perancangan, pengoperasian dan
pengendalian.
Gordon B Davis
Sistem manusia dan mesin yang
terpadu untuk menghasilkan informasi guna mendukung operasi, manajemen
dan fungsi pengambilan keputusan dalam suatu organisasi.
Bagan Sistem Informasi Manajemen
Kebanyakan pemakai sistem informasi manajemen berdasarkan komputer adalah sebagai berikut :
Pemakai Penggunaan
Petugas administrasi Mengerjakan transaksi
- Mengolah data
- Menjawab pertanyaan
Manajer tingkat bawah Mendapatkan data operasi
- Membantu perencanaan
- Penjadwalan
- Mengetahui situasi yg tak terkendali
- Mengambil kemputusan
Staff ahli Informasi untuk analisa
- Membantu dalam analisis
- Perencanaan dan pelaporan
Manajemen / Laporan tetap
- Permintaan informasi khusus
- Analisis dan laporan khusus
- Bantu dlm kenali persoalan dan peluang
- Bantu dalam analisis pengambilan keputusan
3. Sistem Pendukung Keputusan (Decision Support System) / Fokus
Pada Pendukung Keputusan
DSS
adalah Informasi yang menghasilkan system yang ditujukan untuk masalah
tertentu yang harus dipecahkan oleh manajer dan untuk menghasilkan
keputusan yang harus dibuat
Teori yang mendasari DSS :
Herbert A Simon
Menggunakan
konsep keputusan terprogram dan tidak terprogram dengan phase
pengambilan keputusan yang merefleksikan terhadap pemikiran DSS saat
ini.
G Anthony Gory dan Michael S Scott Morton
Menggunakan tahapan dalam pengambilan keputusan dengan membedakan antara struktur masalah dan tingkat keamanan
Masalah
yang dapat dipecahkan dengan baik oleh DSS adalah masalah yang
bersifat semistruktur. Masalah semistruktur adalah masalah yang
beberapa elemen dan hubungannya dapat diketahui dan dimengerti dan
beberapa diantaranya tidak dapat diketahui.
Fase pembuatan keputusan menurut Herbert A Simon
1. Intelegensi
2. Desain
3. Peninjauan kembali
4. Proses pengujian menguji kelayakan pemecahan tersebut.
4. Otomatisasi Kantor / Fokus Pada Komunikasi
OA(Office
Automation) dimaksudkan u/ mempermudah komunikasi & meningkatkan
produktivitas diantara manajer & pekerja kantor dengan menggunakan
peralatan elektronik & elektromekanik
Tujuan utama dari penggunaan otomatisasi kantor:
1. Menaikkan produktivitas tugas sekertaris di karyawan administrasi
2. Meningkatkan penggunaan surat menyurat ke luar (Outgoing Correspondence)
3. Meningkatkan penggunaan surat menyurat ke dalam (Ingoing Correspondece)
4. Media dalam pemecahan masalah
5. Penggunaan komunikasi informasi menjadi lebih baik
5. Sistem Pakar (Expert System) / Fokus Konsultasi
Sistem
yang berfungsi sebagai spesialis dalam suatu area. Merupakan aktivitas
penyertaan mesin seperti komputer yang mempunyai kemampuan menampilkan
tingkah laku yang dianggap intelegent.
Komponen :
User interface, software yang berfungsi sebagai media pemasukan ke dalam knowledge base.
- Knowledge Base, berisi semua fakta, ide, hubungan
- Inference engine, bertugas untuk menganalisis pengetahuan & menarik kesimpulan berdasarkan knowledge base
http://ochiyosi.blogspot.com/2010/10/pengenalan-pada-manajemen-informasi.html
Upaya Pencapaian Sistem Informasi Berbasis
Komputer
Audit Sistem Informasi adalah sebuah proses yang sistematis dalam
mengumpulkan dan mengevaluasi bukti-bukti untuk menentukan bahwa sebuah
sistem informasi berbasis komputer yang digunakan oleh organisasi telah
dapat mencapai tujuannya.
Tujuan itu antara lain adalah:
1. Pengamanan atas aktiva}
Dukungan
sistem informasi berbasis komputer dalam pengamanan aktiva yang
terdapat di bagian atau fungsi pengolahan data elektronik, yang
meliputi: hardware, software, personel, file data dan pendukung sistem
informasi. Hardware dapat saja rusak, data dapat hilang dan masih banyak
kemingkinan yang terjadi. Seperti halnya aktiva lain, sistem informasi
juga harus didukung oleh suatu sistem pengendalian internal yang
memadai. Dukungan sistem informasi berbasis komputer dalam pengamanan
aktiva
juga tidak terbatas hanya pada assets bagian PDE saja, tetapi meliputi juga bagian-bagian lain dalam organisasi.
2.
Pemeliharaan atas integritas data. Integritas data (data integrity) di
dalam sebuah sistem informasi berbasis komputer mempunyai pengertian
bahwa data yang diolah dalam suatu sistem informasi berbasis komputer
haruslah data yang memenuhi syarat:
* lengkap (completeness)
* mencerminkan suatu fakta yang sebenarnya (soundness)
* asli, belum diubah (purity)
* dapat dibuktikan kebenarannya (veracity){/slide}{slide=3. Peningkatan Efektivitas}
Penggunaan
sistem informasi berbasis komputer harus dapat meningkatkan efektifitas
dalam pencapaian tujuan organisasi. Hal ini berarti adanya evaluasi
sistem informasi dan kebutuhan pemakai terhadap sistem
informasi.{/slide}{slide=3. Peningkatan Efisiensi}
Penggunaan sistem
informasi berbasis komputer harus dapat meningkatkan efisiensi
penggunaan sumber daya yang dibutuhkan dalam upaya mendukung efisiensi
operasi organisasi. Hal ini berarti adalah sebuah sistem informasi yang
efisien yaitu dengan penggunaan sumberdaya seminimal mungkin untuk
mencapai tujuan organisasi.{/slide}
Dampak Komputer dalam Audit
Pada
saat komputer pertama kali digunakan, banyak auditor mempunyai
pemikiran bahwa proses audit akan harus nbanyak mengalami perubahan
untuk menyesuaikan dengan penggunaan teknologi komputer. Ada dua utama
yang harus diperhatikan dalam audit atas pemrosesan data elektronik,
yaitu pengumpulan bukti (evidence collection) dan evaluasi bukti
(evidence evaluation)
Proses Pengumpula Bukti
Proses
keandalan pengumpulan bukti dalam sebuah sistem yang terkomputerisasi
seringkali akan lebih kompleks daripada sebuah sistem manual. Hal ini
terjadi karena auditor akan berhadapan dengan keberadaan sebuah
pengendalian internal pada sebuah sistem informasi berbasis komputer
yang kompleks karena teknologi yang melekat dan sangat berbeda dengan
pengendalian sistem manual. Sehingga sebuah sistem informasi berbasis
komputer secara alamiah mempunyai inherent risk yang lebih tinggi
dibandingkan dengan pemrosesan manual.
Sebagai contoh dalam sebuah
proses ‘update‘ data memerlukan seperangkat pengendalian yang memang
berbeda karena kondisi alamiah yang melekatinya. Atau dalam proses
pengembangan sebuah sistem, maka diperlukan pengendalian lewat berbagai
‘testing program’ yang mungkin tidak ditemui dalam sistem manual. Untuk
itu auditor harus mampu memahami pengendaliannya untuk dapat memperoleh
keandalan sebuah bukti yang kompeten.
Namun malangnya, memahami
pengendalian dalam sebuah sistem yang berbasis teknologi sangatlah tidak
mudah. Perangkat keras maupun lunak terus berkembang secara cepat
seiring perkembangan teknologi. Sehingga selalu ada kesenjangan waktu
antara teknologi yang dipelajari oleh auditor dengan perkembangan
teknologi yang cepat.
Sebagai contoh, dengan meningkatnya penggunaan
transmisi komunikasi data, maka auditor paling tidak juga harus memahami
prinsip-prinsip kriptografi (penyandian) dalam sebuah jaringan yang
terintegrasi.{/slide}{slide=2. Evaluasi Bukti}
Bukti audit dalam
sistem informasi akuntansi berbasis komputer seringkali berupa
angka-angka digital, dan kadangkalan sulit dalam penelusurannya karena
tidak berbentuk fisik seperti di lingkungan manual.dokumen-dokumen
konvensional (hardcopy) yang bersifat verifiable evidence dan mengarah
ke paperless office. Dokumen atau hardcopy bukan lagi menjadi bagian
utama untuk tujuan pencatatan. Dokumen-dokumen tersebut digantikan
dengan sinyal kode binarydigit dalam bahasa komputer yang
intangible.{/slide}
Interaksi keahlian dalam Audit Sistem Informasi
Audit
Sistem Informasi bukan hanya sekedar perluasan dari traditional
auditing (manual auditing). Kebutuhan akan audit sistem informasi
beranjak dari dua hal, yaitu: Pertama, auditor menyadari bahwa komputer
berpengaruh dalam fungsi atestasi yang mereka lakukan. Kedua, organisasi
dan manajemen menyadari bahwa sistem informasi komputer merupakan
sumberdaya yang bernilai sehingga perlu adanya pengendalian seperti
halnya sumberdaya lain dalam organisasi.
Audit Sistem Informasi merupakan interseksi dari empat bidang ilmu, yaitu:
1. Taditional Auditing (Traditional Auditing)}
Traditional Auditing memberikan pengetahuan dan pengalaman tentang teknik pengendalian internal di sebuah sistem informasi.
Beberapa
pengendalian yang dilakukan dalam audit tradisional dapat dilakukan
secara langsung dalam pengendalian di lingkungan PDE. Metodologi umum
untuk mengumpulkan dan mengevaluasi bukti yang digunakan pada lingkungan
PDE berasal dari audit tradisional. Auditor yang berpengalaman dan
dengan tambahan pemahaman pengetahuan tentang komputer akan lebih mudah
menerapkan logika pengendalian internal yang tradisional ke basis
komputer.
2. Information System Management
Banyak kejadian
ketika awal penerapan sebuah sistem pemrosesan data elektronik terjadi
banyak ‘kecelakaan’. Seringkali memerlukan biaya yang sangat tinggi dan
sering pula terjadi kegagalan dalam pencapaian tujuan. Hal ini karena
belum adanya manajemen sistem informasi yang baik pada saat itu. Sebuah
Information System Management akan menghasilkan cara-cara penerapan
sistem informasi berbasis komputer pada perusahaan dengan lebih baik
melalui tahap-tahap pengembangan sistem, seperti: analisis sistem,
perancangan sistem, programming, testing, implementation dan kemudian
operasional serta pemantauan dan evaluasinya.
3. Computer Science
Pengetahuan
teknik mengenai ilmu komputer sangat penting agar dapat menghasilkan
kemampuan sistem informasi berbasis komputer yang dapat digunakan untuk
safeguard assets, integritas data, efektifitas dan efisiensi. Teknologi
komputer yang berkembang pesat dengan munculnya e-commerce, e-business,
dan sebagainya akan membawa pengaruh besar kepada perkembangan teknologi
informasi.
4. Behavioral Science
Kegagalan penerapan sistem
informasi berbasis komputer di banyak organsiasi seringkali juga karena
masalah perilaku organisasional, yang terkadang sering diabaikan dalam
pengembangan sistem informasi. Kegagalan tersebut dikarenakan oleh
adanya ‘resistance to change’ yang berasal dari puhak-pihak yang terkena
dampak penerapan sistem informasi berbasis
http://handaryswastantya.blogspot.com/2011/10/pengantar-sistem-informasi-berbasis.html